PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

       Secara etimologis arsip berasal dari bahasa yunani kuno archeion yang merupakan perkembangan dari kata arche yang memiliki arti bervariasi, dari kata tersebut terbentuklah kata jadian archeios yang bararti kuno, archeion yang berarti gedung pemerintah, yang selanjutnya melahirkan kata archivium (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda) dan dalam bahasa Indonesia menjadi kata arsip. Arsip pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun keterangan-keterangan mengenai sesuatu pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingat. Pada penulisan laporan tugas akhir saat ini, penulis hanya melakukan studi khusus di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh. Penyimpanan arsip di perusahaan tersebut sudah baik tapi belum sepenuhya tertata dengan baik perlu ada pengembangan yang lebih dalam menata arsip sesuai dengan peraturan yang sudah ada supaya disaat kita membutuhkan data-data penting pada saat kita butuhkan jangan terlalu lama dalam mencarinya.

         Karina (2011) mengemukakan dalam penelitian bahwa, Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. di SMP N 2 Selogiri disimpan menggunakan sistem desentralisasi.

               Dalam proses penyimpanan arsip pada PT Jiwasraya Asuransi (Persero) Banda Aceh sudah baik tapi belum sepenuhnya tertata dengan baik perlu ada pengembangan yang lebih dalam menata arsip sesuai dengan peraturan yang sudah ada supaya disaat kita membutuhkan data-data penting pada saat kita butuhkan jangan terlalu lama dalam mencarinya. Bedasarkan peneliti sebelumnya, di SMP N 2 Selogiri disimpan menggunakan sistem desentralisasi, dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing, dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan, untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. Berdasarkan uraian-uraian di atas penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul; Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh.

1.2   Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian adalah; bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh.

1.3    Batasan Masalah

            Penulis membatasi masalah hanya pada pengelolaan arsip dinamis aktif pada PT Asuransi Jiwasraya (persero) Banda Aceh dengan indikator; pemindahan arsip dan pemusnahan arsip

1.4  Tujuan Penelitian

            Tujuan penelitian adalah; untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh.

1.5  Manfaat Penelitian

          Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

1.      Bagi Peneliti

a.    Menambahkan pengetahuan peneliti didalam bidang yang akan diteliti.

b.      Menunjukkan gambaran yang baik dalam melakukan perarsipan arsip dinamis aktif pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh.

2.      Bagi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh

a.    Memberi bahan masukan bagi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh, dalam melakukan kegiatan untuk masa akan datang.

b.    Dapat memberikan manfaat kepada para karyawan PT Asuransi     Jiwasraya (Persero) Banda Aceh. Supaya lebih meningkatkan pengetahuan khususnya di bagian kearsipan supaya agar mudah ditemukan data-data yang sudah disimpan agar mudah dicari disaat diperlukan.

3.      Bagi Politeknik LP3I Medan

a.    Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti yang diteliti yang lain  yang tertarik pada pokok permasalahan yang sama.

b.    Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program  diploma tiga.

1.6  Sistematika Penulisan

              Sistematika penulisan ini disusun dalam beberapa bab yang terdiri dari.

BAB I    :          PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan peneliti, manfaat penelitian, sistematika penulisan.

         BAB II    :          LANDASAN TEORI

  Pada bab ini penulis mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan pokok pembahasan peneliti seperti pengertian arsip dinamis aktif dan teori-teori yang menjadi bahan untuk menganalisis hasil penelitian ini.        

          BAB III   :        METODE PENELITIAN

Bab ini berisi tempat dan waktu penelitian, jenis penelitian,  jenis dan sumber data, metode pengumpulan data, dan metode analisis data.

        BAB IV    :         HASIL PENELITIAN DAN  PEMBAHASAN

Bab ini berisi sejarah singkat perusahaan yang diteliti dan hasil dari peneliti akan dibahas.

        BAB V     :         SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab akhir ini penulis merangkum semua hasil penelitian dalam simpulan dan diakhiri dengan memberikan saran yang bersifatnya membagun.

 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1    Pengertian arsip

Setiap organisasi memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengigat baik untuk keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian yang otentik dan sebagainya. Catatan atau rekaman tersebut disimpan dengan baik dan hal tersebut yang dimaksud dengan kearsipan. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitanya dengan masalah arsip karena arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dalam merumuskan kebijakan.   

Menurut Barthos (2009 : 1), arsip (record) yang istilah dalam bahasa Indonesia adalah sebagai “warkat”, pada pokonya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang membantu daya ingat.

Berdasarkan Udang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 (2009 : 2) tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasar 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

1.        Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- lembaga Negara Badan-badan Permerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.        Naskan-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan    Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Amsyah dalam Acmad dan Badriyah (2009 : 1) arsip adalah setiap catatan (record atau warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempuyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas fhoto copy, dan lain lain.

Selain dari pegertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan, pencatatan, penanganan, penyimpanan dalam pemeliharaan surat-surat warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintah maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

2.2    Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintah dan Negara yang berada dalam lingkungan Negara dan badan pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.

Menurut Acmad dan Badriyah (2009 : 1) arsip dinamis (record) adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggara administrasi.

            Menurut Barthos (2012 : 4) menjelaskan beberapa definisi arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langgsung dalam penyelengaraan administrasi Negara.

Selain definisi diatas Barthos (2012 :109) menjelaskan bahwa, “arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksana kegiatan sehari-hari”

2.2.1    Pengertian Arsip Dinamis Aktif

   Arsip dinamis aktif masih sering dipergunakan bagi kelangsunga pekerjaan di lingkungan satuan kerja unit pengolah pada suatu organisasi. Telah ditetapkan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. 

Menurut Achmad dan Badriyah (2009 : 2) arsip dinamis aktif adalah file yang masih banyak dipergunakan dalam pekerjaan, setiap jenis arsip yang mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan didalam menentukan lama warkat bersangkutan disimpan pada file aktif atau inanktif sesudah habis masa inaktifnya, maka arsip akan dimusnahkan dan jika arsip tersebut memiliki nilai nasional maka akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional yang perlu dilestarikan,

       Lebih lanjud menurut Barthos (2012 : 4) mengemukakan bahwa, arsip dinamis aktif adalah secara lansung dan terus-menerus diperlikan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelola.

          Dapat disimpulkan yang bahwa, arsip dinamis aktif terus-menerus digunakan semasih dalam keadaan aktif di tempat unit pengelola arsip, selagi masih dipergunakan dalam organisasi sehari-hari yang masih dikelola dalam unit kerja, sebelum masa inaktifnya.

23.         Pemindahan Arsip dan Pemusnahan Arsip

2.3.1 Jadwal retensi

 Manfaat dari jadwal retensi ini tiap harinya jumlah arsip di unit-unit kerja pusat arsip selalu berkembang sesuai dengan aktivitasnya organisasi. Agar organisasi terhindar dari penumpukan arsip maka untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan di lakukan dari tempat penyimpanan aktif ketempat inaktif dari inaktif ke penyimpanan arsip abadi atau sebangai arsip statis atau bahkan dimusnahkan apa bila tidak memiliki nalaiguna.

Keuntungan dari adanya pemindahan arsip dan pemusnahan arsip adalah :

1.    Penghematan penggunaan ruangan kantor.

2.    Penghematan pemakaiam peraratan dan pelengkapan kearsipan.

3.    Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.

   Menurut Achmad dan Badriyah (2009 : 8), “jadwal retensi adalah jadwal yang berisikan daftar Umur-umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan pemusanahan arsip.” Untuk lebih jelasnya, jadwal ketentuan dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 2.1 pada Tabel Jadwal Retensi

Golongan Arsip	Arsip	Unit Arsip		Abadi/ Dimusnahkan
		Aktif	In Aktif
Vital	1.         Akte pendirian     perusahaan 2.       Daftar Saham 3.       Akte Tanah 4.         Surat    Keputusan 5.       Seterusnya	_ _ _ _ _	_ _ _ _ _	Abadi Abadi Abadi Abadi
Penting	1.       Pertanggung   jawaban   keungan 2.      Cek berkas 3.      Surat perjanjian 4.     Seterusnya	5  Tahun 5  Tahun      Sesuai   Keperluan	25 Tahun 25 Tahun    Sesuai    Keperluan	Dimusnahkan Dimusnahkan   Dimusnahkan
Bergun	1.       Laporan tahunan 2.       Pengemuman 3.       Pan seterusnya	2  Tahun 2 Tahun	10  Tahun 10  Tahun	Dimusnahkan Dimusnahkan
Tidak     Bergun	1.       Undangan 2.       Pengemuman 3.       Dan Seterusnya	1      Bulan 1   Bulan	_    _	Dimusnahkan Dimusnahkan

  Sumber : Achmad dan Badriyah (2009 : 9)

 Lebih lanjut menurut Barthos (2012 : 111) pada dasarnya tidak semua arsip perlu disimpan selamanya. Di samping masalah ruangan juga akan melibatkan faktor lainnya, seperti menyangkut biaya, peraratan, kepegawaian, dan juga waktu.  

 Kebijaksanaan penyusutan dan penghapusan itu sendiri memberikan keuntungan antara lain.

1.    Arsip-arsip secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.

2.    Memudahkan pengelolaan dan pegawasan baik aktif aktif maupun inaktif.

3.    Memudahka penemuan kembali arsip.

4.    Akan meningkatkan efisien kerja.

5.    Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen atau abadi ke Arsip Nasional RI.

6.    Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggung jawaban di bidang pemerintahah.

Menurut Barthos (2012 : 110) mengemukan bahwa. “Jadwal retensi suatu daftar yang memuat kebijakan seberapa jauh sekelompok arsip  dapat disimpan atau dimusnahkan.”

24.         Pemusnahan Arsip

  Dengan adanya penentuan jangka  waktu penyimpanan, arsip aktif dan in aktif ini lebih mudah dalam penyusutan pemindahan dari file aktif (satuan kerja ) ke pusat penyimpanan arsip, serta pula akan diketahui dengan pasti kapan berakhirnya jangka penyimpanan arsip inaktif untuk segera dipindah Ke Arsip Nasional RI, atau dimusnahkan. 

Menurut Barthos (2012 : 126) di dalam melaksanakan pemusnahan hendaknya arsip benar-benar musnah, dengan diketahui atau disetujui oleh pejabat yang berwenang. Pemusnahan dapat disenglenggarakan baik dengan cara dibakar, di lebur maupun dicacah.

1.        Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah dapat memerlukan pemusnahan arsip yang tidak mempuyai nilai kegunaan dan telah melampaui janka waktu penyimpanan sebagaimana tercamtum dalam jadwal retensi arsip masing-masing.

2.           Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempuyai jangka retensi 10  (sepilu)

Tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah setelah mendengar pertimbangan panitia penilai arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua badan pemeriksaan keuangan sepanjang menyangkut arsip keungan dan dari kepala badan administrasi kepegawaian

3.      Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga dapat lagi dikenal baik isi maupun bentunya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga Negara atau badan badan pemerintah yang bersangkutan.

4.        Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya secara yang tidak memiliki nilainya. Penghacuran tersebut harus dilaksankan secara total, yaitu degan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik sisi maupun bentuknya. 

5.      Pemusnahan arsip-arsip mempuyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepeluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga Negara atau badan pemerintah masing-asing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai arasip serta dari badan pemeriksaan keungan sepanjang menyagkut arsip keuangan dan atau badan administrasi kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapat persetujuan arsip nasional.

6.      Pemusnahan arsip kepegawaian dari badan pemerintah yang berbentuk badan usaha Negara atau badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaian diatur berdasrkan peraturan perundang-undangan tersenderi dari tidak memerlukan persetujuan kepala badan administrasi kepegawaian Negara, tettapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari arsip nasional.

7.      Bila mana dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan terdapat   keragu-raguan, maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.

8.      Untuk pelaksanakan pemusnahan dibuat daftar pertelaan arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan arsip.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1     Tempat dan Waktu Penelitian

                 Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tempat Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada PT Asuransi Jiwasraya Banda Aceh, yang beralamat Jalan Tgk Chik Ditiro Banda Aceh, dan Waktu penelitian dilakukan 1 Februari sampai dengan 20 April 2014 adapun tabulasi kegiatan dan waktunya adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

N0.	Kegiatan	Februari				Maret				April
		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1	Pengajuan judul penelitian
2	Seminal proposal
3	Pengajuan surat izin penelitian
4	Pelaksanaan penelitian
5	Bimbingan
6	Penulisan laporan
7	Seminal
8	Perbaikan setelah seminal
9	Sidang

 Sumber : Peneliti (2014)

3.2       Jenis dan Sumber  Data

 Jenis dan sumber data dalam penelitian ini berupa data primer dan data sekunder, sebagai berikut:

1.      Data Primer

Data primer adalah data yang di perololeh atau di kumpul langsung dari datanya, data tersebut di peroleh dari hasir opserpasi dan wawancara langsung dengan karyawan pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Banda Aceh.

2.      Data Sekunder

adalah data yang diperoleh untuk melengkapi data primer yang meliputi data mengenai sejarah perusahan, perkembangan perusahaan, suktur organisasi dan uraian tugas di perusahaan.

 Dalam rangka megumpulkan data-data yang diperlukan untuk menyusun laporan tugas akhir ini, peneliti menggunakan dua sumber data sebagai berikut.

1.      Data Internal

Data internal adalah data yang di ambil dari dalam tempat dilakukan penelitian. Dalam hal ini peneliti memperoleh data dari buku-buku yang meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif.

2.      Data Ekternal

Data ekternal adalah data yang di peroleh atau diambil dari luar tempat di lakukan penelitian, dalam hal ini peneliti mendapatkan dari buku-buku atau sumber sumber informasi lainnya yang berhubungan dengan isi penelitian ini.

 3.3      Metode Pengumpulan Data

                   Didalam penulisan penelitian ini di butuhkan data data pendukung yang diperoleh dengan suatu metode pegumpulan data yang relafan. Metode pengumpulan data yang  di gunakan sebagai:

1. Penelitian Lapangan (Fild research) yaitu mengumpulkan data-data         tentang penelitian dilapangan atau lokasi objek penelitian berkedudukan, yaitu : berupa dua:

a.    Observasi adalah satu pengamatan langsung suatu objek yang akan   diteliti dalam wakt singkat dan bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenaionjek   penelitian.

b.    Wawancara adalah teknik komunikasi langsung antara peneliti dengan  sampel yang di  lakukan secara  lisan atau melakukan kontak lansung responden.

2.      Penelitian Perpustakaan (library research) yaitu megumpulkan data-data melalui berbangai  referensi yang relevan tampa berhubungan langsung dengan tempat objek penelitian   sebenarnya.

3.4       Metode Analisis Data

Metode yang di gunakan untuk analisis data dalam penelitian ini yaitu metode kualitatif yaitu; metode analisis yang membandingkan teori dengan praktik yang terjadi pada objek penelitian, sehingga akan dapat diketahui kesesuaian serta penyimpangan yang terjadi kemudian dibuat suatu kesimpulan yang dapat di gunakan untuk penyelesaian masalah, serta melakukan perbaikan.